Η Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία έφερε για τρίτη φορά στο προσκήνιο το θέμα της πρόσβασης στα αρχεία. Με δύο συζητήσεις στρογγυλής τράπεζας το 1998 και το 1999 αντίστοιχα, έδωσε την ευκαιρία τόσο στα μέλη της όσο και στο ευρύτερο κοινό να έλθουν σε επαφή μ' ένα φλέγον πρόβλημα, που απασχολεί έντονα τα τελευταία χρόνια τόσο την ελληνική όσο και τη διεθνή αρχειακή κοινότητα αφού η ελεύθερη πρόσβαση στα αρχεία είναι ταυτισμένη με την ίδια την ύπαρξη και τη λειτουργία τους σε μια δημοκρατική κοινωνία.
Οι σαρωτικές αλλαγές που επιφέρει η υιοθέτηση της νέας τεχνολογίας, σε συνδυασμό με τα δύο θεμελιώδη αλλά αντικρουόμενα δικαιώματα -αυτό της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και εκείνο της πρόσβασης στην πληροφορία- αλλά και η έλλειψη συγκεκριμένου νομικού πλαισίου το οποίο θα καθορίζει με σαφήνεια τα όριά τους αποτέλεσαν την αφετηρία της συζήτησης.
Πέντε χρόνια μετά την εφαρμογή του ν.2472/1997 (Προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα) υπάρχει ασάφεια και αποσπασματική αντιμετώπιση των περιπτώσεων αλλά και κατάχρηση του όρου 'προσωπικά δεδομένα', στον οποίο προσκρούουν πολλές φορές όχι μόνον ζητήματα επιστημονικής έρευνας, αλλά και αιτήματα πολιτών για τη θεμελίωση δικαιωμάτων τους με βάση τα αρχεία.
Στην Ελλάδα, υπάρχει γενικότερο πρόβλημα πρόσβασης στα αρχεία και το ζήτημα των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα αποτελεί μια μόνον πτυχή του προβλήματος. Από την μια πλευρά, η έλλειψη κωδικοποίησης της νομοθεσίας σχετικά με τους περιορισμούς στην πρόσβαση, η έλλειψη νομοθετικής κατοχύρωσης των προθεσμιών για την άρση του χαρακτηρισμού του αρχειακού υλικού ως απορρήτου, αλλά και του καθορισμού το αρμόδιου οργάνου για τον αποχαρακτηρισμό του. Από την άλλη, το πρόβλημα της πρόσβασης στην πρακτική του μορφή. Είναι γεγονός ότι η χώρα μας κατατάσσεται στις τελευταίες θέσεις στην Ευρώπη από την άποψη της δυνατότητας πρόσβασης στα κρατικά αρχεία, εξαιτίας της έλλειψης κατάλληλης κτιριακής υποδομής και επαρκούς προσωπικού, παράγοντες που καθιστούν το αρχειακό υλικό μη διαθέσιμο.
Στοχεύοντας στη διεπιστημονική προσέγγιση του θέματος, επιδιώξαμε την εξασφάλιση της συμμετοχής ομιλητών οι οποίοι, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, εμπλέκονται στα θέματα πρόσβασης ή διαχείρισης των αρχείων. Έτσι, συμμετείχαν αρχειονόμοι, οι οποίοι είναι οι διαχειριστές των αρχείων και οι θεσμικά υπεύθυνοι της φύλαξής τους, διοικητικοί επιστήμονες που ασχολούνται κυρίως με την πρόσβαση στη διοικητική πληροφορία, εκπροσωπήθηκε η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, με αναφορές στη νομική πλευρά του ζητήματος κυρίως από την άποψη της προστασίας του πολίτη και των δικαιωμάτων του και ιστορικοί, οι οποίοι επεσήμαναν τα προβλήματα που συχνά θέτει το υφιστάμενο αλλά ανεπαρκές θεσμικό πλαίσιο, με βάση την εμπειρία τους ως χρηστών-ερευνητών των αρχείων.